Digitalização de documentos

Conduzindo seus processos de negócio ao mundo virtual, a Digi-Ral eleva sua empresa à um novo patamar. Confira:

Eficiência

Consulte seus documentos rapidamente a qualquer hora e em qualquer lugar. Paperless é a tendência.

Segurança

Proteja seus documentos de incidentes no ambiente físico como assaltos e desastres naturais, e no ambiente virtual, através de um backup.

Controle

Controle o fluxo diário de todos os seus documentos, e dê permissão de acesso somente à pessoas autorizadas.

Espaço

Libere o espaço físico que era ocupado pelos arquivos, e armazene os milhares de documentos em um único CD.

Economia

Reduza os custos com diminuição da compra de papel, impressões e cópias desnecessárias.

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O que é digitalização de documentos?

Obtenha arquivos classificados por nome, data ou tipo e garanta a localização imediata de qualquer informação.

A digitalização de documentos da Digi-Ral, consiste em escanear o documento em papel após prepará-lo nas condições adequadas, e gerar um arquivo eletrônico capaz de reproduzir com total fidelidade, cada detalhe contido no impresso original.

Uma forma mais simples de entender o propósito, a importância e os benefícios de digitalizar documentos, é traçar um paralelo com algumas ferramentas indispensáveis de busca, como por exemplo o Google, onde, a partir de uma palavra chave o usuário obtém todos os resultados relevantes em poucos segundos.

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Como funciona a digitalização de documentos

A Digi-Ral preza por uma metodologia de trabalho transparente, por isso, faz questão que seus clientes acompanhem todos os processos.

1Preparação

Primeiramente a Digi-Ral prepara da maneira adequada toda a documentação para o processo de digitalização, da seguinte maneira: As pastas são desmontadas, os grampos são removidos, os documentos são desdobrados e desamassados, os documentos que estão rasgados são recuperados, os papéis que estão manchados são separados e os documentos são ordenados por lote.

2Digitalização

Após preparar os documentos, a Digi-Ral inicia o processo de digitalização, onde: Os documentos são digitalizados na resolução, cores (P&B, cinza ou colorido), e formatos de arquivo (PDF, TIFF, JPG etc.) desejados pelo cliente. O cliente ainda pode decidir se deseja que seus arquivos sejam salvos com OCR (Reconhecimento óptico de caracteres), ou não.

3Indexação

A etapa de indexação é realizada para dar uma identidade ao documento, permitindo que o acesso a ele seja eficiente, da seguinte maneira: Os arquivos são renomeados, as pastas são estruturadas e são criados índices, que é o que proporciona rapidez de localização, agrupamento, recuperação e gerenciamento dos documentos.

4Controle de Qualidade

O controle de qualidade consiste na revisão de todos os documentos por parte da empresa e do cliente, para garantir que as especificações do projeto estejam de acordo com o combinado, sendo analisados os seguintes pontos: Nitidez das imagens, precisão da indexação e agrupamento dos documentos. Ao final do processo os documentos podem ser aceitos ou devolvidos para ajustes.

5Compartilhamento

Após enquadrar o projeto exatamente dentro das especificações, os arquivos serão finalmente entregues ao cliente. A entrega pode ser realizada das seguintes maneiras: Os arquivos digitalizados podem ser preparados para integração com o GED; podem ser gravados em uma mídia - como por exemplo um HD - que será entregue ao cliente, podem ser enviados via e-mail, ou disponibilizados para consulta.

6Despreparação

Concluído o processo, a Digi-Ral desprepara os documentos e as pastas, devolvendo-os a seus formatos originais. Esta etapa é constituída pelos seguintes processos: As pastas são montadas, os documentos são grampeados, os lotes são desfeitos e os documentos são devolvidos ao cliente ou descartados.

Características da digitalização de documentos

Entenda de que modo a solução de digitalização de documentos irá potencializar os resultados de sua empresa.

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GED - Gestão eletrônica de documentos

Automatize o fluxo de documentação, e obtenha resultados muito maiores em prazos muito menores.

Na solução de GED da Digi-Ral, o cliente tem acesso à seu acervo digital (documentos, textos, planilhas e fotos) a qualquer momento e em qualquer lugar, bastando estar conectado à internet. Toda a estrutura do software é via Web, desse modo, o cliente elimina a necessidade de instalação em seus servidores, sendo ela, feita nos Data Centers de alta estabilidade da Digi-Ral.

Benefícios

A solução de GED da Digi-Ral dispõe de benefícios capazes de elevar sua estrutura empresarial, e pode ser o aliado que faltava para padronizar seu fluxo de negócios.

Produtividade:

Encontre e compartilhe em poucos segundos qualquer documento que antes levaria horas para ser encontrado dentro do arquivo.

Custo:

Reduza seus gastos e preocupações com as rotinas de logística de documentos, confiando esta tarefa a um sistema completamente automatizado.

Segurança:

Proteja suas informações. Em caso de incidentes no ambiente físico ou de rede, recupere os arquivos rapidamente, sem causar impacto em suas rotinas.

Sustentabilidade:

Ajude a preservar o meio ambiente. Com a redução do uso de papel para impressões e cópias você evita que árvores sejam cortadas.