Guarda e gestão de documentos

Desfrute de uma infraestrutura segura e tecnologicamente preparada para armazenar e gerenciar documentos. Confira:

Eficiência

Solicite com agilidade o acesso a um documento e receba-o em sua versão digitalizada ou em papel.

Segurança

Proteja seus documentos em papel ao armazená-los em uma estrutura com condições seguras e adequadas.

Controle

Faça o controle dos documentos armazenados ou permita que ele seja feito por uma empresa especializada.

Espaço

Valorize o espaço físico na sua empresa e utilize-o para alocar recursos relacionados ao core business.

Economia

Guarde seus documentos em papel com segurança e um custo de metro quadrado inferior aos grandes centros.

Saiba como contratar

O que é a guarda e gestão de documentos?

Disfrute de uma infraestrutura segura e tecnologicamente preparada para armazenar e gerenciar documentos

A Guarda e Gestão de Documentos da Digi-Ral é uma solução indicada para empresas que precisam manter seus documentos em papel acondicionados em estruturas seguras e adequadas. Além de liberar espaço físico para ser utilizado de forma estratégica.

Uma forma simples de entender o propósito, a importância e os benefícios da Guarda e Gestão de Documentos é saber a importância estratégica de uma empresa ter informações disponíveis e o alto custo do metro quadrado em grandes centros.

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Guarda simples

Nessa modalidade o cliente que controla todo o conteúdo da caixa

Como funciona

Inicialmente a Digi-Ral disponibiliza as caixas, etiquetas e lacres. Por meio do Portal o cliente cadastra o conteúdo da caixa, lacra e as envia de volta para a Digi-Ral, que irá armazenar no seu depósito. Diante da necessidade de algum documento, o cliente solicita a caixa. Todo o processo de implantação e gerenciamento é feito pelo cliente.

1Envio das caixas

Primeiramente o cliente recebe caixas modelo padrão, armazena seus documentos, etiqueta e lacra. Faz o cadastro do conteúdo das caixas no Software de Gestão.

2Coleta

Após preparar as caixas recebidas, a Digi-Ral encaminha uma coleta que será feita no lugar desejado pelo cliente.

3Recebimento das caixas

Chegando na Digi-ral, as caixas sao recepcionadas e identificadas.

4Alocação

As caixas são cuidadosamente alocadas nas estanterias da Digi-Ral.

5Gestão

A localização das caixas se dá através do software de gestão.

Guarda gerenciada

Nessa modalidade é a Digi-Ral quem faz o controle do conteúdo das caixas

Como funciona

Ao receber os documentos, cada um recebe uma identificação através de uma etiqueta de código de barras. O cadastro no Portal é feito por um leitor que identifica a caixa e a posição do documento dentro dela. Diante de uma necessidade o cliente pode fazer a solicitação apenas de um documento especifico e não a caixa inteira. Ao fazer a solicitação o cliente pode optar por receber o documento em papel ou digitalizado por e-mail.

1Envio das caixas

Primeiramente o cliente recebe caixas modelo padrão e apenas armazena seus documentos.

2Coleta

Após o cliente preparar as caixas recebidas, a Digi-Ral encaminha uma coleta que será feita no lugar desejado pelo cliente.

3Recebimento das caixas

Chegando na Digi-Ral, os documentos são identificados e recebem um código de barra.

4Digitalização

Digitalização de documentos na entrada ou por demanda.

5Armazenagem

Armazena novamente nas caixas os arquivos pré-identificados e digitalizados.

6Alocação

As caixas são cuidadosamente alocadas nas estanterias da Digi-Ral.

7Gestão

A localização das caixas se dá através do software de gestão.

Características da guarda e gestão de documentos

Entenda como a solução de gestão e guarda de documentos em papel ajuda a sua empresa a manter a organização.