Rua Manoel Martins Novo, 184 - Guarulhos - SP 11 2304-6261 11 99162-9355

Digitalização e indexação de documentos

Clique nas imagens para ampliar

A IMPORTÂNCIA DA DIGITALIZAÇÃO E INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS

Encontrar arquivos, seja em forma física ou no ambiente virtual, ainda é difícil para a maioria das pessoas. Esquecer o nome dos próprios documentos ou das pastas em que estão guardados é mais normal do que se imagina. Se o trabalho de arquivamento não for feito da melhor forma, o risco de perder documentos importantes é grande.

Por isso, os avanços tecnológicos permitiram a criação de ferramentas que possibilitam ainda mais o processo de encontrar, no ambiente online, os documentos guardados. A digitalização e indexação de documentos são uma das possibilidade de transformar o documento, que ainda está em forma de papel, para uma imagem que pode ser salva em qualquer dispositivo eletrônico. Além disso, a indexação chega para organizar ainda mais os vários tipos de documentos existentes. 

Ambos os processos são essenciais para manter as documentações guardadas com cuidado e da melhor forma. Porém, há diferença entre os dois processos. Na verdade, um praticamente complementa o outro na digitalização e indexação de documentos.

A partir do momento em que já se tem uma imagem digitalizada, ou seja, que já passou pelo processo de digitalização, existe a necessidade de organizá-las da melhor forma, e isso ocorre pelo uso da indexação. 

Indexar possibilita encontrar os documentos de forma mais simples, fazendo uso de índices. O encontro rápido dos arquivos acontece, já que os usuários são precisam fazer pesquisa em todas as pastas existentes, uma por uma, mas sim de uma forma geral.

BENEFÍCIOS DA DIGITALIZAÇÃO E INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS 

Como já dito, ambos os processos são essenciais para guardar documentos no ambiente virtual. A digitalização e indexação de documentos contribuem para a agilidade no momento de guardar e também de encontrar.

Entre tantos benefícios, a digitalização e indexação de documentos contribui também para o seguinte:

  • Possibilita a chance de assinatura eletrônica;
  • Protocolo e tramitação de documentos;
  • Gestão de arquivamento físico;
  • Check-list de documentos e processos.

ONDE ENCONTRAR DIGITALIZAÇÃO E INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS 

Com o grande uso da tecnologia para o arquivamento de documentos, não é difícil encontrar empresas que ofereçam o serviço de digitalização e indexação de documentos. Porém, quando se trata de fidelidade ao cliente e cuidado garantido com os papéis e arquivos, a Digi’Ral garante trabalho de qualidade.

Desde 2008, a empresa atende todas as regiões de São Paulo, além do interior do estado, oferecendo um amplo espaço para o armazenamento dos documentos de seus clientes. 



Para saber mais sobre Digitalização e indexação de documentos

Ligue para 11 2304-6261 ou clique aqui e entre em contato por email.

Gostou? compartilhe!

Solicite um orçamento