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GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

5 BONS MOTIVOS PARA TER UM GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO SEU ESCRITÓRIO

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

Já se pegou imaginando “Se não houvesse esse arquivo lotado de papéis, nós poderíamos…”. Pois é, mas entra ano e sai ano o seu escritório continua juntando documentos que poderiam ser digitalizados e alocados em um sistema completo de gestão eletrônica.

“O mundo está mudando”. Frase clichê? Talvez sim, mas ela nunca foi tão real quanto é agora. O fato é que o mundo continua mudando, a diferença é que a velocidade dos fatos ficou ainda maior. Se a sua vida pessoal já enfrenta grandes desafios, o que dizer de uma empresa com todas as suas complexidades, metas, estratégias, clientes e busca constante por produtividade?

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma tecnologia que permite substituir armários que contenham arquivos volumosos de papel, criação de ambiente muito mais produtivo e favorável para se trabalhar, inclusive utilizando este espaço extra de forma mais estratégica dentro do escritório.

Por isso, listamos 5 MOTIVOS PARA TER O GED NO SEU ESCRITÓRIO:

1 – Use seus recursos financeiros de forma estratégica:

diferente do que muitas pessoas pensam, o GED é um investimento que a médio prazo vai permitir que você tenha uma redução de custos dentro do escritório. O sistema permite que você encontre documentos rapidamente, dessa forma podendo se ocupar com outras tarefas como a prospecção de novos clientes e o aprimoramento dos serviços apresentados.

Além disso, você deixa de ter o custo significativo para manter um estoque e armazenamento de arquivos de papel, deixando um espaço maior para trabalhar dentro do escritório e facilitando todos os processos relativos a documentos.

2 – Utilize os benefícios da tecnologia a seu favor:

como foi dito no começo deste artigo, o mundo está mudando cada vez mais rápido e o seu escritório não pode ficar para trás. A tecnologia nos permite criar, organizar e aperfeiçoar todos os processos de empresas e organizações. Dessa forma, precisamos usá-la ao nosso favor.

Com o GED, seu escritório tem um sistema completo no que se refere ao trâmite de documentos. Além do mais, o GED da DIGI-RAL é simples de usar, permitindo que você não “quebre a cabeça” tentando aprender cada funcionalidade.

3 – Saia na frente dos seus concorrentes:

muitos escritórios ainda utilizam arquivos de papel para os seus documentos. Digitalizar e utilizar um sistema como o GED é sair na frente dos seus concorrentes e utilizar o tempo extra para criar estratégias de mercado que façam do seu escritório ainda mais eficiente e produtivo do que o deles.

4 – Mantenha seus documentos seguros:

um bom software GED, como o utilizado pela DIGI-RAL, permite que seus documentos sejam protegidos com várias camadas de segurança digital, permitindo que os dados da sua empresa e dos seus clientes permaneçam seguros.

O GED permite que esses documentos sejam ainda mais seguros do que o arquivo em papel (este pode sofrer vários danos com o tempo e roubo de dados), uma vez que também oferece um sistema de backup e recuperação.

5 – Ofereça um serviço melhor aos seus clientes:

quantas vezes seu cliente teve que esperar dias e dias por um documento que daria continuidade ao seu processo? Isso irrita o cliente e tira a produtividade do escritório. Com o GED, você facilmente encontra o arquivo que está precisando e presta um serviço muito mais rápido.

Lembra-se do que dissemos no começo desse artigo? O mundo está mudando rápido, ou seja, a velocidade com a qual sua empresa lida com esses problemas é cada vez mais importante e relevante no mercado. Aproveite e conheça o GED da Digi-Ral, uma empresa de tecnologia com visão de futuro e pronta para disponibilizar o melhor aos seus clientes.


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