A digitalização de documentos consiste em transformar um documento suportado em papel ou microforma para o meio digital, preservando o original. As aplicações são várias, mas deve-se sempre levar em consideração a necessidade interligada ao custo benefício. Para tanto, quando se trata de digitalização de documentos, concomitantemente deve-se pensar em um pré-projeto capaz de identificar as reais necessidades que justifique ou não a digitalização.
A digitalização de documentos proporciona diversos benefícios como, por exemplo:
Todas as empresas que fornecem ou trabalham com produtos e serviços em todo território Nacional, que coletam e tratam dados de pessoas e ou documentos que estejam no país, e podem ser penalizadas caso não façam uma administração/Gestão de forma adequada.
Ter um bom planejamento para zelar, cuidar e gerir com muito cuidado e fazer um bom planejamento na gestão dos diversos tipos de documentos físicos que tramitam dentro dos setores e departamentos.
Podemos facilmente exemplificar algo que talvez tenha acontecido em sua empresa, a procura e o desespero para achar um documento, seja ele para tomada de decisão ou apresenta-lo a para fins comprobatórios legais.
Imaginando que esse documento seja de ordem trabalhista, por exemplo. De acordo com as informações, tal perda pode custar as organizações multas de até R$ 50 milhões ao desrespeitar a LGPD.
A Digitalização de documentos é forte aliada neste processo, levando muitos benefícios, tanto na facilidade de localização, gestão e preservação documental, e desta prevenindo assim perda de tempo e respectivamente dinheiro.
